Palaveria pukkaa

Kuinka usein kuulenkaan kavereiltani, kun pyydän jota kuta pikku tauolle, happihyppelylle tai kahvikupposelle, että ei pysty, palaveria pukkaa, palaveriputki päällä, ja tuskastuneita hymiöitä perään. Toimistolla kävimme aina, tai melkein aina, yhdessä lounaalla ja pidimme mahdollisuuksien mukaan iltapäivän kahvitauoista kiinni.

Tarvitsemme pelisäännöt

Ihmisen aivot, fysiologia tai tehokkuus eivät ole muuttuneet sitten koronan alkamisen. Tarvitsemme edelleen työpäivien suunnittelua, syventymisen mahdollisuuden, taukoja, vaihtelua, liikettä ja lepoa. Viimeisin henkilöstöosaamisen ammattilehti HR-viesti 3-4/2020 oli suoranainen hätähuuto sen puolesta, että asialle täytyy tehdä jotain. Tarvitsemme toimivan etätyökulttuurin pelisäännöt. Kuten
Hesari otsikoi 9.8.2020, ”Etätyöskentelyn säännöt pitää sopia yhdessä”.

Ollako linjoilla vai eikö olla

Ei siis riitä, että saamme Teamsin päälle tai Zoomin pyörimään ja istumme kuulolle. Silloin on vasta etätyön tekninen puoli kunnossa. Etäjohtamisen ja etätyön asiantuntija Ulla Vikman toteaa HR-viestissä, että etätyöläisen täytyy tietää, milloin on oltava tavoitettavissa ja milloin saa olla tavoittamattomissa. Kun on tavoitettavissa, saadaan hoidettua kiireelliset asiat sujuvasti.

Vähintään yhtä tärkeää on olla sovitusti ja luvan kanssa ”off line”-tilassa, ilman epäilyä siitä, että lorvii, jotta pystyy syventyä ajattelua ja keskittymistä vaativaan asiantuntijatyöhön. Miten ylläpidetään luottamusta etätyötä tekevien kesken sekä etätyöläisten ja johdon välillä? Entä millä keinoilla voidaan seurata tuloksia, ei niinkään paikallaoloa? Tässä on loppujen lopuksi samaa problematiikkaa kuin
toimistolla työskennellessä.

Sovitaan etätyön pelisäännöistä yhdessä

Mistä kaikesta sitten tulisi ja voisi sopia, sen lisäksi, että milloin tulee olla tavoitettavissa ja milloin ei? Esimerkiksi voisi sopia seuraavista asioista:
– Kunkin työpäivän suunnitteleminen yhdessä esimerkiksi aamupalaverin
merkeissä
– Työn rytmittäminen eli onko meillä tarvetta esimerkiksi yhdessä sovitulle off line-aamupäivälle/aamupäiville tai palaverivapaalle ajanjaksolle
– Palaverien kestot, tauot ja määrät, entäpä kiinteä palaveriton lounasaika?
– Yhteiset kahvi- ym. tauot, miten olisi ohjatut on line–jumppatuokiot?
– Palavereihin osallistuminen kamera päällä vai ilman, aktiivinen vai passiivinen läsnäolo, viestittely palaverin aikana, osallistuminen keskusteluun
– Mahdolliset Ask Me Anything- sessiot johdolle
– Kommunikaatio eri kanavien kautta muuttuneessa tilanteessa
– Livetapaamisten minimimäärä
– Kahdenkeskiset esimiehen ja työntekijän väliset keskustelut
– Palautuminen työstä
– Tulosten seuranta
– Työajan seuranta
– Yhteiset luottamuksen kasvattamisen keinot

Etänä- ei etäisenä

Vaikka ollaan etänä, on tärkeää, että ei etäännytä. Jokaiselle työyhteisön jäsenelle on tärkeää tuntea kuuluvansa joukkoon. ”Toimistokuukkelointi” onkin tärkeämpää kuin miltä se silloin tuntui, kun olimme kaikki samassa tilassa. Välillä teki mieli
painaa vastamelukuulokkeet vain tiukemmin korville ja hätyyttää se aktiivinen työkaveri omaan koppiinsa, no, tekemään töitään! Mutta me tarvitsemme toimistokuukkelointia. Tarvitsemme kanavia, jotka korvaavat aiemmat käytävä- ja kahvipöytäkeskustelut. Edelleen on tarvetta napata hihasta, myös virtuaalisesti. Osa on vaarassa hukkua monikanavaiseen viestintään, osa taas on vaarassa jäädä yksin
autiolle saarelle ihmettelemään, kun mitään ei kuulu eikä ketään näy missään. Jotta kaikki olisivat samalla kartalla, näistä kanavista ja niiden käytöstä on myös hyvä sopia.

Miten teillä, puhututtaako etätyö?

Useimpia puhututtaa tai ainakin mietityttää. Fasilitointi eli keskustelun ohjaaminen on meidän ydinosaamistamme. Tulemme mielellämme keskusteluttamaan ja oivalluttamaan teitä siitä, millaiset pelisäännöt sopisivat juuri teidän porukallenne.
Tavoitteena on luoda yhdessä konkreettiset etätyön pelisäännöt, jotka saavat teidän ainutlaatuisen työyhteisönne toimimaan optimaalisella tavalla – myös etänä.

Leena Löppönen
Ratkaisukeskeinen valmentaja, TySo®-työyhteisösovittelija ja työoikeusjuristi
tyso@tyso.fi

www.tyso.fi
Tavataan livenä tai etänä!